Ethvert frivilligt arrangement/festival har brug for frivillige for at kunne have en rimelig vægt på arrangementet. Uden frivillige ville det være umuligt for arrangører at have et arrangement. Nøglen for arrangøren er at give deres frivillige et overblik over, hvad de skal gøre ved at kortlægge de opgaver, de skal udføre.
Denne kortlægning kan udføres ved at bruge et simpelt excel-ark, der beskriver alle deres opgaver og deadlines. Ved at give disse oplysninger giver det frivillige mulighed for at vide, hvor meget tid de har brug for, og hvor meget tid de skal spare, for at de kan overholde deres deadlines.
Det giver dem også mulighed for at vide, hvilken type opgave der er behov for, og hvilke der ikke er nødvendige, så ingen udfører unødvendigt arbejde eller kommer bagud med deres arbejde, fordi de udfører dobbeltarbejde.
Frivillige er en integreret del af enhver non-profit, begivenhed eller festival. Det er vigtigt at styre frivillige effektivt og give dem et klart overblik over deres opgaver.
Ved at finde ud af, hvad de frivillige skal gøre for organisationen, er det muligt at tildele opgaver, der passer godt til den enkelte frivilligs kompetencer og interesser.
Hvis du for eksempel ønsker, at dine frivillige skal servere et måltid ved begivenheden, kan du bruge Google Forms eller noget lignende, der er tilgængeligt online, ved at spørge folk, hvordan de gerne vil tilberede måltidet. Så i stedet for at folk laver alle slags mad, kan du få nogen til at lave pasta og nogen til at koge ris med lidt tidsspild fra dig.
Frivillige er en central del af enhver begivenhed eller festival, men uden et klart overblik over deres opgaver, får man kaos.
Den frivillige assistent er en online database for frivillige, der lader dem se, hvad de er ansvarlige for og hvornår. Det hjælper også arrangører, der kan bruge det til at tildele og uddelegere opgaver.
Frivillige er rygraden i enhver begivenhed eller festival. De hjælper med alt fra at tjekke folk ind, til at bemande stande eller bemande grillen.
Frivillige kan fare vild i detaljerne i det, de laver, og ikke være i stand til at se, hvordan deres arbejde bidrager til et større billede. Men med et overblik over, hvad de laver, ved de, hvordan deres rolle passer ind i en samlet begivenhed som helhed.
Dette frivillige styringsværktøj gør det muligt for frivillige at se, hvornår det er deres tur til at dække opgaver som at tjekke folk ind eller bemande mikroovnen i frokostmyldretiden ved madteltet. På denne måde får de frivillige en bedre fornemmelse af, hvad der forventes af dem – og den følelse forstærkes ved at vide, at der er andre, der regner med dem til specifikke opgaver.
De frivillige er ansvarlige for at promovere begivenheden i forskellige sociale mediekanaler. De skal også tage sig af andre opgaver i forbindelse med arrangementet.
Ved at have overblik over alle disse opgaver kan frivillige bedre organisere deres tid og indsats for at promovere arrangementet.
Som event- eller festivaladministrator skal du motivere dine frivillige og give dem den information, de har brug for, for at kunne udføre deres arbejde. Ved at give dem et overblik over, hvad de forventes at gøre, og hvilke opgaver de skal udføre, kan du undgå misforståelser og gøre alle glade.
Dette bliver især vigtigt, når du har et større antal frivillige og ledige pladser, som de kan udfylde. At give dine frivillige klare instruktioner om, hvordan dagen kommer til at se ud, vil gøre det så meget lettere for nytilkomne, der ønsker at deltage i også sjovt.